Сила дедлайна

Вы используете дедлайны для эффективной работы с задачами?

В сегодняшней статье будем разбираться, что такое дедлайны, приносят ли они пользу, как их правильно ставить.

Итак, само слово Дедлайн происходит от английского Deadline, что буквально переводится, как «dead» + «line», то есть «абсолютно, намертво» + «линия, граница».

Из такого безаппеляционного сочетания 2-х слов становится ясно, что речь идет о самом «предельном сроке», о «крайней черте», о «мертвой линии», за которую нельзя зайти.

В бизнесе принято определение дедлайна как самого крайнего срока (обычно это дата) выполнения какой-либо одной задачи или целого проекта.

Специалисты в области эффективного управления отмечают, что в тех компаниях, где принято устанавливать и контролировать промежуточные и окончательные дедлайны, сотрудники работают более продуктивно. Почему?

• Главная польза от дедлайнов – соблюдение сроков. Работа с дедлайном помогает четко оценить свои возможности, составить план работы и выполнить их вовремя. 
• Фокус на задачу. Если нет крайнего срока, проекты имеют свойство растягиваться. Дедлайны помогают работникам сосредоточиться на главном.
• Мотивация. Сотрудник, который успешно и своевременно завершает этап проекта, испытывает чувство выполненного долга и удовлетворение от проделанной работы. Он получает заслуженную похвалу. Это поднимает командный дух, мотивирует сотрудника и в дальнейшем укладываться во временные ограничения.

Как правильно поставить дедлайн?

1. Разбейте крупный проект на этапы и дайте каждому промежуточному процессу конкретный срок исполнения. Дедлайнов, соответственно, будет несколько. Для каждого этапа свой дедлайн и для всего проекта свой. Основным преимуществом разбивки крупного проекта на мелкие фазы является то, что так проще оценить время, требуемое на реализацию проекта, необходимые ресурсы, а также выстроить понятный, логический процесс. 
2. Адекватно оцените свои силы. Какие-то этапы возможно лучше перепоручить другим специалистам (например, верстку сайта или доработку отчета в САМО-турагенте). А вы в это время выполните какую-то другую задачу в которой хорошо разбираетесь.
3. Ставьте реальные сроки. Сначала оцените всю информацию, нужную для выполнения задачи. Заложитесь на возможные форс-мажоры.
4. Фиксация. Все дедлайны должны быть записаны в CRM (в виде задач или напоминаний) или в специальной программе-планировщике. Участники, задействованные в выполнении задачи, должны быть своевременно оповещены о сроках исполнения.

Резюмируя, дедлайны нужны сотрудникам (большинство из нас любят порядок и режим), клиентам (обещания, данные им своевременно выполняются) и руководителям (управлять хаосом невозможно, а списком задач с ответственными и сроками - вполне реально).

Придумайте для себя удобный способ ведения задач (например, это отлично можно делать в САМО-турагенте). Пишите нам на sale@samo.ru, и мы расскажем об инструментах планирования, входящих в функционал программы.

Желаем удачи и достижения целей.