Загрузка реквизитов юридического лица в САМО-турагент

Одна из первых индивидуальных настроек в САМО-турагенте, которую делает любое агентство - это описание структуры компании и загрузка реквизитов. В дальнейшем реквизиты юрлиц будут подтягиваться в договоры и другие документы, и очень важно сразу занести все данные в программу правильно.

В САМО-турагенте нет ограничений на количество юрлиц, от которых может работать компания.

Рекомендуем до внесения информации в CRM описать структуру компании на бумаге (фирмы, юрлица, офисы, где будет числиться каждый из сотрудников.

 
Для того, чтобы завести карточку вашего нового юрлица, перейдите в раздел Настройка - Фирмы, выберите действующую фирму (если у вас их несколько), раскройте Фирму, нажав на плюсик, выделите мышкой подраздел Юридические лица, нажмите правой кнопкой мыши "Создать".

Откроется карточка создания нового юрлица. Занесите все реквизиты и другие данные по новому юрлицу. Обратите внимание, что в поле "Тип" нужно выбрать Агентство.
Введите все данные на вкладке Общее и на вкладке Реквизиты.

В поле Название можете сделать пометку  с указанием банка, реквизиты которого используются  у данной карточки. 

По этому алгоритму необходимо задать все юрлица, которые вам понадобятся для работы.

Далее при создании заявки вы сможете выбирать то юрлицо, которое нужно в конкретной ситуации.

Задавайте вопросы в техподдержку, если возникают сложности с первичной настройкой реквизитов юрлиц или дальнейшим их использованием.

Удачи!

Читать полностью

Администрирование в САМО-турагенте

Часто в базе данных САМО-турагента появляются дубли, которые засоряют поиск и мешают при работе. Такое случается если у многих сотрудников открыт доступ на создание новых записей в различных классификаторах и справочниках. К примеру, может получиться задвоение туроператоров, размещений в гостинице, городов вылета/прилета, карточек физ лиц и так далее.

Для того, чтобы привести базу данных в порядок существует процедура Администрирования.
Зайдите в раздел Настройка - Администрирование. В поле Справочник/Классификатор выберите нужный раздел. 

Рассмотрим, как исправить ошибку в справочнике, в котором фиксируются варианты размещения.

В открывшемся справочнике вы увидите все значения, которые относятся к справочнику "Варианты размещения".
В левом столбце выбираем НУЖНОЕ написание или значение, а в правом столбце неправильное, и нажимаем кнопку "Заменить".

Правильное выбрали SNG, неправильное SNDL.
После Замены неправильное значение везде заменяется на правильное:

Таким способом почистите все разделы своей базы от дублей.

Чтобы избежать таких проблем в дальнейшей работе, придерживайтесь простых правил:

• не открывайте избыточных прав доступа новым сотрудникам;
• составьте четкий алгоритм для занесения в базу данных новых записей, включающий проверку  (в первую очередь специалист должен проверить, существует ли уже такое значение в справочнике или классификаторе).
• научите сотрудников использовать администрирование, но опять же, будьте внимательны с правами доступа. Таким функционалом должен обладать кто-то из опытных менеджеров или руководители.

Вопросы по удалению дублей и чистке базы, возникающие у вас, присылайте в техподдержку.

Читать полностью

Работа с туроператором в САМО-турагенте

Правильное оформление данных по партнерам-туроператорам в САМО-турагенте так же важно, как и фиксирование клиентов. В сегодняшней статье мы собрали популярные вопросы пользователей по работе с ТО в CRM. Надеемся, наши рекомендации будут вам полезны!

1. Как добавить туроператора в САМО-турагент для бронирования тура из личного кабинета?

На верхней панели Меню выбираем Сервис-Параметры. В открывшемся окне выбираем Глобальный профиль, находим подраздел Туроператоры, нажимаем правой кнопкой мыши на поле Туроператоры - Добавить туроператора.

Выбираем туроператора из списка, прописываем Код пользователя (логин от личного кабинета ТО) и Пароль ( пароль от личного кабинета ТО). Сохраняем. Аналогично добавляем всех операторов, с которыми вы работаете (при условии, что они есть в Андромеде).

Есть одно исключение, чтобы добавить туроператора Пегас, ввести логин и пароль недостаточно.
Для загрузки заявок через Андромеду вам необходимо получить у Пегаса свой собственный API доступ к их базе данных (токен). Для этого Вам необходимо обратиться к вашему куратору для заключения доп соглашения на предоставление доступа к API. В Соглашении вам необходимо прописать IP адреса ваших серверов, а также добавить IP Андромеды, они перечислены ниже:
212.34.54.82
212.34.54.84
213.108.250.128
193.169.244.47
45.10.54.16/28
185.148.38.247
185.148.38.242
45.157.140.24

Выполнив эти действия, вы сможете сократить время на ввод заявок в САМО-турагент. Не нужно будет их фиксировать в ручном режиме, вся информация подтянется автоматически, а все изменения по заявке будут своевременно отображаться у менеджеров.

2. Как загрузить индивидуальный курс валют ТО?

 Загрузка индивидуального курса поможет автоматизировать расчеты с партнерами с учетом их собственных курсов валют.

Заходим в Справочники - Юр. лица. Устанавливаем связь с туроператором из поисковой системы "Андромеда", нажав на в карточке ТО.

Указываем логин и пароль от Андромеды. Далее необходимо выбрать оператора из списка.

После этого возле значка появится надпись "Связь установлена" и у данного юр.лица индивидуальный курс будет обновляться автоматически, при условии что выполнены настройки поисковой системы: Поисковая система Андромеда. Кроме того, благодаря этой настройке автоматически обновляется курс ЦБ в разделе "Справочники" - "Курсы валют". И если у туроператора не задан индивидуальный курс, то в расчётах будет использоваться актуальный курс ЦБ.

3. Как создать договоры с Туроператором (агентский, о фингарантиях и тд)?
Для этого переходим в раздел Справочники - Юрлица - находим карточку нужного туроператора, открываем карточку двойным кликом.
В подразделе "Договоры" кликаем правой кнопкой мыши - Создать.

Откроется окно добавления договора. Нужно выбрать, какой именно договор вы будете создавать: о финансовых гарантия - страховка туроператора, агентский - между агентством и туроператором, франчайзинговый - если вы франчайзи ТО. В поле Тип договора выбираем необходимый договор.

Заполняем все поля в этом окне.
- № договора,
- Вторая сторона (в агентском/франчайзи договоре второй стороной выступает ваше Юрлицо, в Договоре о фингарантиях вторая сторона - это страховая компания).
- Дата заключения
- Дата начала действия
- Дата окончания
- Размер финобеспечения (для договора о фингарантиях)
- Сумма по договору (для франчайзи)
Если вам необходимо создать договор, но подходящего типа договора нет, то можете создать новый Тип договора. Для этого просто впишите его в поле тип договора.

Если вы выполните настройки, описанные в статье, то вам будет удобнее и быстрее работать. 

Вы всегда можете обратиться в нашу техподдержку и задать вопросы по отражению взаимодействия с туроператорами в CRM.

Удачи и легкой автоматизации!

Читать полностью

Разбор новинок ПК SAMO-incoming

Недавно наши разработчики выпустили новую версию ПК SAMO-incoming. Традиционно разбираем самые интересные и полезные новинки, а также, рассказываем об их практическом применении.

Автоматическое заполнение срока оплаты счета

В Общую конфигурацию, на вкладку "Счета" добавлена опция "Заполнять срок оплаты счета автоматически по сроку оплаты заказов". Эта настройка по умолчанию выключена.

При условии наличия правил оплаты, автоматически заполняется поле «Срок оплаты счета». Если в работе нескольких заявок, то берется минимальный срок. Такая доработка снизит время заполнения сроков оплат, и уменьшит ошибки, связанные с человеческим фактором.

Массовое изменение параметров блока гостиниц

Добавлен инструмент массового изменения параметров блока гостиниц. Окно "Изменение параметров блоков" доступно для выбора в справочнике Гостиницы → вкладка Блоки → Сервис.

Этот функционал также направлен на сокращение рутинных операций и освобождение времени специалистов для решения более важных и творческих задач.

Множественный выбор параметра «Рынок»

На форму для ввода/редактирования правил отмены гостиниц и туроператоров добавлен параметр "Рынок", выбор множественный.

Применяя эту функцию, вы сможете более гибко управлять штрафной политикой и точнее задавать правила отмены гостиниц.

Поле «Организация» в форме изменения параметров счета гостиниц

На форму изменения параметров счета гостиниц, добавлено поле «Организация». Чтобы отредактировать форму, переходите в раздел Бухгалтерия/ Счета гостиниц/(вкладка) Счета/ (Сервис), Изменить параметры счета.

Для приостановки отправки добавлено новое правило 

На форму добавлено следующее условие: если прибыль заказа меньше указанного значения, то включается приостановка отправки. Данное условие работает, если цена покупки и продажи заданы в одной валюте. С помощью этой настройки вы исключите риск продаж в минус, который был возможен в прошлых версиях программы. 

Для сегодняшнего обзора мы выбрали самые важные доработки, но конечно, их намного больше. Полный список новинок можно изучить тут. Пользователи на сопровождении получат обновление в рамках своего договора. А если вы нерегулярно делаете апгрейд SAMO-incoming, то внимательно присмотритесь к описанию доработок в последних версиях. Возможно, настало время для обновления, тогда напишите на sale@samo.ru для расчета стоимости.

Удачи!

Читать полностью

Добавление договора в САМО-турагент

Разработка печатных форм - это один из самых частых запросов на доработку, поступающих в техподдержку САМО-турагента. Также от пользователей мы получаем много задач, связанных с изменением нумерации договоров или подписью документов менеджерами на основании доверенности. Может ли агентство решить эти задачи собственными силами? Или помочь могут только наши специалисты?

Разработать договор (или другую печатную форму) с нуля возможно силами пользователей. По крайней мере, никаких технических запретов на это нет. Мы составили очень подробную инструкцию, вы можете скачать ее с Яндекс-диска. Нужно будет освоить программу Fast report, которая используется для создания и редактирования документов. Если вам нужно сделать один договор, то точно будет быстрее и выгоднее сформировать задачу для нашей техподдержки. А вот если у вас в агентстве несколько договоров по разным услугам и юридическим лицам, вы часто делаете правки, и есть сотрудник, желающий разобраться, то логично будет научиться добавлять документы самим. Не забывайте, пожалуйста, сохранять исходники документов и делать резервные копии базы данных перед началом работ!

Ну а легкие правки, связанные с договорами, сможет сделать любой менеджер. В сегодняшней статье дадим несколько алгоритмов для решения популярных проблем.

Добавление доверенности для подписи договора.

Для того, чтобы каждый менеджер мог подписывать договор от себя, ему необходимо прописать Доверенности.
Для этого перейдите в раздел Настройка - пользователи - откройте карточку двойным кликом мыши. В поле Устав/Доверенность впишите словами "Уставу" или "доверенности №....." и номер.

Затем в поле Физическое лицо нажмите на троеточие и откройте карточку физлица:

В карточке физлица на вкладке Общие запишите должность:

На вкладке "Места работы" пропишите ФИО в родительном падеже. 

Обратите внимание, что  в стандартном договоре подтягивается должность из карточки физлица (менеджера) из поля "Должность". Но в таком случае, должность не склоняется в родительном падеже. Если делать договор самостоятельно, анализируйте его текст. Если у вас идет формулировка "в лице ГЕН ДИРЕКТОРА", тогда фиксируйте значение должности в поле в родительном падеже падеже. А если  в тексте: "в лице ФИО" (должность этого лица), то можно оставить только настройки ФИО (как на скриншоте), без изменения должности в родительном падеже.

 

Сохраните карточку физлица и карточку Пользователя.
Теперь в документах (где есть подпись менеджера) будет подтягиваться нужная информация:

Как сделать собственную нумерацию договоров

Часто агентства используют в качестве нумерации договоров номера заявок из САМО-турагента.

Если вам нужна другая нумерация для договора, то можете воспользоваться полем "Номер договора".

В самой печатной форме Договора (через редактор форм) необходимо поменять нумерацию с [Заявки."Номер заявки"] на [Заявки."Номер договора"].

Если у вас возникают другие вопросы по работе с договорами, присылайте их в техподдержку. Скачайте и сохраните инструкцию по самостоятельной разработке и добавлению документов, чтобы в нужный момент она была под рукой.

Удачи и легкой автоматизации!

Читать полностью

Новинки в online-модуле для ПК САМО-тур

В конце марта мы выпустили новую версию ПК САМО-тур. Про доработки самой программы мы уже рассказывали тут. А в сегодняшней статье разберем интересные и полезные функции online-модуля.

Редактирование гостиницы и добавление туриста в готовой заявке

Раньше не было возможности менять гостиницу в готовой заявке, а теперь эта опция доступна. Список вариантов проживания берётся из посчитанных в каталог цен.

После пересчёта и до сохранения изменений отображается новая стоимость заявки.

Кроме того, появилась возможность добавить туриста в готовую заявку

Модуль для поиска и бронирования страховых полисов

В системе Онлайн-Бронирования появился отдельный модуль для поиска и бронирования страховых полисов. Он позволяет формировать заявку на страхование отдельно от туров.

Ранее данный функционал был доступен в модуле "Новый поиск" и через API.

Ввод полётных данных в готовой заявке для трансферов

Мы добавили возможность ввода полётных данных в готовой заявке для трансферов.
Это сделает более эффективным взаимодействие с принимающей компанией.

Интеграция с виджетом системы CloudPayments

Мы расширили платежные возможности для ваших партнеров. Интеграция с виджетом системы CloudPayments позволяет производить оплату заявок банковской картой без перехода на страницы платёжной системы.

Мы перечислили лишь часть доработок (они показались нам более значимыми и интересными). С полным списком новинок можно познакомиться на сайте.

Пользователи ПК САМО-тур на сопровождении уже используют все эти функции. Если же вы обновляетесь нерегулярно, оцените все новинки версий, пропущенные у вас. Возможно, их объем уже такой, что пора апгрейдится до актуального состояния ПО. Напишите нам на sale@samo.ru и мы рассчитаем стоимость обновления и обсудим технические детали.

Читать полностью

Задачи для менеджеров турагентства

Потенциальный пользователь при тестировании программы для агентства написал нам такой запрос: "На данный момент у наших менеджеров нет напоминаний о том, что нужно сделать с клиентом после того, как с ним произошел контакт. Мы хотим автоматизировать работу специалистов таким образом, чтобы в CRM были напоминания, например, позвонить в определенное время, написать сообщение, подобрать туры или отель". Мы ответили подробно и описали механизм работы с "Напоминаниями" в САМО-турагенте. Дублируем ответ в блог, чтобы другие агентства тоже могли пользоваться нашими инструкциями.

Итак, напоминания в САМО-турагенте менеджер создает самостоятельно через "Общения".

Сделать это он может несколькими способами:

1) Через карточку физлица.
В разделе Клиенты - Физлица необходимо выбрать нужного туриста, кликнуть правой кнопкой мыши, нажать "Действия - Создать Общение". Откроется карточка Общения в которой можно прописать дату и время напоминания. 

На скриншоте показаны параметры, которые можно заполнить в "Запланированном общении". Обратите внимание, что для напоминания можно выбрать жесткое время (20 апреля, 16.00) или оно сработает за определенное время до заданного в Общении.

Напоминания появляются в правом нижнем углу, в красном информационном окошке.

Все запланированные общения (с напоминаниями и без них) фиксируются в разделе "Общения сегодня" и "План на неделю". Таким образом, менеджер может адекватно оценить свою загрузку и спланировать день, а руководитель быстро увидит невыполненные обязательства перед туристами.

Также напоминания отображаются справа в специальном окошке.

 

2) Напоминания можно создать через раздел Общения сегодня / План на неделю, для этого правой кнопкой мыши кликните по пустому полю, выберите "Действия - Запланировать общение с клиентом".

3) Напоминание можно записать в базу данных из "Лида" - в поле "Факты взаимоотношений" нажмите правую кнопку мыши, "Создать задачу по будущему общению".

Либо пользователь может найти интересующий Лид в списке, щелкнуть на него правой кнопкой мыши, "Действия - Создать запланированное общение":

4) Через раздел Предварительные заявки.
Выберите интересующую предварительную заявку, нажмите на правую кнопку мыши, "Действия - Запланировать общение с покупателем".

5) Через Заявки.
Откройте раздел Заявки, выберите интересующую заявку, щелкните правой кнопкой мыши, "Действия - Запланировать общение с покупателем".

6) Кроме перечисленных способов, запланировать общение с туристом можно через любую карточку (общения, предзаявки, заявки) через подраздел "Общения": Правая кнопка мыши - Запланировать следующее общение
Вот как это выглядит в заявке: 

Предзаявке:

И в Общении:

Какой способ для создания напоминаний выбрать? Логично создавать напоминания из того раздела, в котором менеджер работает в данный момент. Самое главное, что все они аккумулируются в едином списке и дублируются на боковой панели. Но вы можете выбрать единый механизм работы с напоминаниями (например, зашли в "Общение сегодня" и двигаетесь по списку, закрывая выполненные задачи и планируя новые действия с клиентами. Также рекомендуем внедрить типовые Общения с напоминаниями, связанные с отправкой туриста и его возвращением (при подтверждении и оплате заявки сразу планировать напоминания на Общение перед вылетом и через 2-3 дня после окончания путешествия).

Если вы уже работаете в САМО-турагенте, попробуйте более четко наладить работу с напоминаниями, это даст быстрый эффект и улучшит сервис вашего агентства. Вопросы по этому разделу присылайте в поддержку, поможем разобраться.

А если вы только планируете установку CRM - протестируйте наше ПО (это бесплатно). Для получения доступа напишите на sale@samo.ru.

Желаем удачи!

Читать полностью

Как сэкономить на внедрении программного обеспечения?

Вы решили автоматизировать свою работу, установив программное обеспечение, отвечающее вашим задачам. Всегда ли нужно выбирать самое дорогое решение? И есть ли способы экономии при покупке CRM и другого программного обеспечения?

Хотим дать такие рекомендации:

1. Очень внимательно подойдите к вопросу выбора ПО. Тестируйте программы до покупки. Уточните заранее стоимость доработок, оцените необходимость покупки дополнительного оборудования (например, "потянут" ли новую программу ваши сервер и пользовательские компьютеры или нужно будет усиливать IT парк). Если нужны большие вложения в сервера, рассмотрите облачные решения. Выясните вопросы, связанные с обучением сотрудников, обновлениями. 

2. Рассчитайте точное количество постоянных и периодических пользователей CRM. Наши продукты предусматривают расчет стоимости по количеству одновременных входов, при этом вы можете создать сколько угодно пользователей. Учитывая, что менеджеры работают по сменам, а некоторые сотрудники заходят в программу на несколько минут (например, бухгалтер), вы можете существенно уменьшить количество лицензий. Потом, если нужно, вы легко можете расширить количество рабочих мест.

3. Установите, что вам нужно от CRM и без чего вы точно сможете обойтись даже в перспективе. От этого зависит набор дополнительных модулей и интеграций.

4. Просчитайте стоимость владения системой на пару лет вперёд (суммарные затраты). Трезво оцените свои возможности.
5. Обучите внутреннего эксперта, чтобы частично избежать платной поддержки и консультаций. Например, в САМО-турагенте вы можете самостоятельно редактировать печатные формы. 

6. Оцените размер доработок. Универсальная программа может стоить дешевле, но если вы делаете индивидуальные настройки с учетом отраслевой специфики, то оказывается, что нишевой софт устанавливать выгоднее. В нем уже включены все нюансы, связанные с формированием и продажей туристического продукта.

7. Узнайте о предложениях поставщика по пакетам сопровождения. Если вам предстоят доработки, то выгодно оплачивать сопровождение с включенными часами работы специалистов.

Эти советы помогут вам сэкономить на внедрении. Внедряйте CRM точно по размеру компании, а не про запас — лицензии и дополнительные модули всегда можно докупить. Если хотите протестировать наши продукты, пишите на sale@samo.ru для запроса доступа.

Желаем легкой автоматизации!

Читать полностью

Ключевые доработки новой версии ПК САМО-тур

Наши разработчики выпустили новую версию ПК САМО-тур, и мы традиционно разбираем самые интересные функции программы.

• Бронирование номеров кают

Появилась возможность бронирования комнат с конкретным номером (например кают или комнат в небольших отелях). Это позволит вместо ввода нескольких одинаковых по сути номеров "Каюта с иллюминатором №1", "Каюта с иллюминатором №2", "Каюта с иллюминатором №3" вводить один тип номера "Каюта с иллюминатором" с одной ценой, а блоки вводить под конкретный номер каюты.

При создании гостиницы или круиза теперь можно добавить несколько одинаковых номеров\кают. В таком случае для них требуется указать их номера.



Блок на такую каюту вводится для каждого номера. При бронировании заявки в онлайн-модуле появляется выбор номера каюты.

• Альтернативные города для GDS рейсов

В настройках GDS теперь можно указать список альтернативных городов прибытия для GDS рейсов.



Основной город прибытия тоже должен быть в этом списке, он добавляется автоматически при сохранении настроек.

По умолчанию поиск осуществляется для основного города прибытия, указанного на 1й вкладке настроек, но на странице бронирования можно выбрать другие города и найти рейсы из этих городов.

• Доработана система сообщений

При выгрузке приложенных к сообщениям документов теперь можно выбирать, какие файлы нужно сохранить.



Для быстрого поиска нужных сообщений был добавлен фильтр по "Группе гостиниц".

При пересылке сообщения с помощью соответствующей кнопки, у оригинального сообщения статус теперь меняется на "Прочитано".

Появилась возможность явным образом настроить масштаб отображения переписки в справочнике "Сообщения" (раньше масштаб менялся колесом мышки с зажатой клавишей [Ctrl]), а также задать порядок сортировки сообщений: новый сверху или новые снизу. Эти параметры запоминаются вместе с остальными параметрами формы.

Мы рассказали только о важных доработках, но также в новой версии были доработаны и права пользователей, и отчеты, и фильтры, внесены необходимые поправки в интерфейс программы. Мы развиваем САМО-тур, чтобы вам было максимально удобно работать в программе, а ваши задачи решались еще быстрее и эффективнее.

Для обновления ПК САМО-тур напишите нам на sale@samo.ru.

Желаем удачи и легкой автоматизации)

Читать полностью