Внедрение автоматизации без стресса: пошаговый план миграции с бумажных носителей и разрозненных таблиц

С удивлением обнаруживаем, что в 2026 году все еще есть копании, которые ведут клиентскую базу в табличках, а часть важной информации записывают в блокноты и ежедневники. Не будем в сотый раз аргументировать, почему такая организация работы неэффективна, небезопасна и приводит к бардаку в процессах и потере клиентов. Но если вы не автоматизировались из-за того, что не знали с чего начать - вот четкий алгоритм миграции от бумажных источников и таблиц в CRM.

• Подготовка

Проведите аудит всех инструментов, которые вы используете для хранения и обработки информации, классифицируйте их по типам, важности и частоте использования, выявите дублирующие и устаревшие данные (они заноситься в программу не будут).

Далее очень важный момент. Нужно обозначить цели автоматизации, зачем вы вообще все это затеяли. Определите задачи, которые будет решать новая система, сформулируйте критерии, по которым вы будете понимать, успешно ли проходит внедрение CRM (это может быть сокращение времени обработки данных, уменьшение ошибок, повторные продажи, увеличение конверсии и так далее).

Затем необходимо выбрать инструмент автоматизации, ту программу, в которой вы будете работать. Важный вопрос к разработчикам на этапе выбора: возможно ли загрузить ваши данные автоматически или их придется заносить в ручном режиме.

Сформируйте команду проекта: кто отвечает за внедрение программы и перенос данных. Привлеките сотрудников из разных отделов в качестве экспертов. Распределите роли и обязанности. Составьте бюджет на покупку программы и дополнительного оборудования (если необходимо), а также на оплату работы команды, отвечающей за автоматизацию. Составьте график работ со сроками для каждого этапа внедрения.

• Оцифровка и перенос данных

Составьте стратегию оцифровки: какой метод будете применять (сканирование, ручной ввод, OCR‑технологии), что будете переносить в первую очередь. Затем удалите дубликаты (в CRM это легко сделать с помощью администрирования), унифицируйте вводимую информацию, например, названия и описание отелей. 

При переносе данных в новую систему мы рекомендуем предварительно протестировать перенос на небольшом объёме данных, и при успешной пробе выполнить полную миграцию с контролем качества. Не забывайте про резервное копирование: создание бэкапов на каждом этапе, обеспечение безопасности данных.

• Внедрение и адаптация системы.

После загрузки данных начинается работа в базе. Вы будете делать настройки программы под себя, подключать интеграции с другими программами, проведете обучение сотрудников. Если вы не ошиблись на этапах подготовке и переноса данных, то дальнейшее использование CRM будет проходить легче и продуктивнее.

Не забывайте, что техническая поддержка доступна вам на любом этапе автоматизации. Мы поможем инструкцией, советом, подключимся при необходимости удаленно, чтобы решить возникающие сложности.

Так что не ищите причины, которые мешают вам организовать работу в CRM. Тысячи компании до вас уже собрали свои таблички, записи, перенесли данные в программу и замечательно себя чувствуют, используя современные решения и мощный функционал программного обеспечения.

У вас тоже все получится)

1. 
   

Читать полностью

Авиационный ценовой "кэш"

Сегодня поговорим о решении, которое позволяет туроператорам добавлять в состав предложения динамические и регулярные продукты, избегая подводные камни, возникающие при выполнении таких задач. Авиационный ценовой "кэш" - это компромиссное решение для пакетирования перелетов, о плюсах, минусах и сложностях расскажем ниже.

Причинами и следствиями роста динамических и регулярных продуктов являются:

• сокращение прямого сообщения и блочных программ;
• расширение географий предложений от поставщиков объектов размещения;
• увеличение спроса на продукт с регулярным перелетом;
• необходимость в мета-поисковики и ОТА.

Казалось бы, все просто. Раз есть спрос, мы берем отель, добавляем к нему перелет из GDS, тур готов. Но тут возникают сложности: 

• рынок уже перенасыщен мета и ОТА;
• правила работы одинаковы для любого оператора (крупного, среднего, маленького нишевого);
• у поставщиков GDS сформировался достаточно консервативный подход;
• существует ограничение RPM, стоимость транзакции.

Соответственно, при "живом" пакетировании и/или среднем пакете, оператор столкнется с превышением L2B при поиске, дополнительными счетами от поставщиков GDS, ограничениями ОТА по таймингу поиска туров, высокими доплатами в корзине при актуализации перелетов на "средних" тарифах.

Авиационный кэш - это совместный путь к поиску решения перечисленных проблем. Разработчиками является наша компания совместно с платформой Мой агент. Являясь экспертами в автоматизации туроператоров и понимая проблематику, мы предлагаем продукт, снижающий зависимость от GDS, дающий автономию поискового процесса, доступность технологии.

Как это будет работать?

• Кэш - это матрица цен на регулярные перелеты по всем необходимым направлениям и авиакомпаниям с глубиной 300+ дней. Сбор и обновление кэша автоматизирован, имеет гибкую систему фильтров. Каждый "живой" поиск учтен. До 9 млн запросов в день формируют и "прогревают" кэш. Актуальность цен более 90%.
• ПК САМО-тур автоматически и многопоточно загружает кэш по заданным направлениям и правилам в локальные хранилища.
• При поиске тура наземка (локальная или динамическая) пакетируется с ценами перелетов из загруженного кэша с минимальным временем отклика.
• После выбора предложения клиентом и перехода в корзину происходит актуализация доступных перелетов с помощью живого запроса в GDS.
• Использование кэша позволяет искать туры с привычными параметрами по периодам дат и продолжительности.
• Каждый туроператор самостоятельно настраивает, по каким направлениям и критериям формировать кэш.
• Возможен сбор нескольких компонентов кэша по одному направлению.

Таким образом, мы дали рынку простой и доступный инструмент для формирования предложений на регулярном продукте для расширения географии охвата туров. В планах развитие решения за счет мультивалютной выдачи для разных рынков, создание гибридного режима пакетирования без загрузки кэша в САМО-тур, актуализация предложений напрямую из кэша.

Присоединяйтесь к числу пользователей решения!

Читать полностью

Оценка эффективности менеджеров: KPI без субъективности

Если в компании нет прозрачной системы мотивации и четких KPI, у сотрудников снижается эффективность работы. Ведь если переменная часть заработка зависит от личных 
симпатий или антипатий, неизмеримых критериев или показателей, которые от тебя не зависят, сложно планировать свою деятельность и оставаться продуктивным из месяца в месяц. Сегодня поговорим об оценке эффективности менеджеров и роли CRM-системы в подсчете KPI (ключевых показателей эффективности).

Объективная система KPI важна по ряду причин: справедливое вознаграждение и прозрачная мотивация стимулирует менеджеров на более эффективную работу, растет производительность, снижается количество конфликтов в коллективе.


Чтобы выстроить рабочую систему мотивации, необходимо выполнить ряд критериев (обычно для оценки эффективности KPI применяют SMART методику):

• Измеримость: показатель должен быть количественным (количество сделок, сумма продаж, процент выполнения плана).
• Достижимость: ставим реалистичные цели, которые основываются на статистических данных. То есть, вы обычно делаете эти цифры, с поправкой на сезонность, а рост, заложенный в план, должен иметь обоснование (например, вы расширили штат, закрылись ваши конкуренты, вы расширили ассортимент или какие-то другие внешние или внутренние события по вашим прогнозам будут влиять на показатели).
• Релевантность: KPI должны напрямую влиять на бизнес‑цели компании (выручка, маржа, лояльность клиентов).
• Ограниченность по времени: чёткие сроки отчётности (месяц, квартал).
• Прозрачность: все сотрудники понимают, как рассчитывается их KPI и от чего зависит бонус.
• Контролируемость: менеджер должен влиять на показатель (не включать факторы, зависящие от других отделов).

Конечно, все эти данные невозможно собирать и учитывать в ручном режиме, даже если вы хорошо владеете Excel. Вот почему CRM так востребована при подсчете мотивации. Вы просто вносите данные по клиентам и заявкам ежедневно, а при анализе эффективности работы за месяц или квартал строите отчет по нужным параметрам. Более того, любой сотрудник в любой момент может прикинуть свой доход и понять, сколько заявок ему нужно еще в данном периоде для хорошей премии.

В любых продуктах САМО есть аналитика, позволяющая получить данные по показателям, входящих в KPI. Вы можете пойти дальше, доработав отчеты так, чтобы они рассчитывали денежное вознаграждение каждого сотрудника в режиме реального времени с учетом вашей системы мотивации. Для доработки отчета вам нужно составить техническое задание и согласовать его с нашими специалистами.

Мы желаем вам продуктивных сотрудников, которые понимают, что и для чего они делают) Удачи!

Читать полностью

Сквозная аналитика в туризме: от клика до продажи

В любой отрасли важно понимать результаты своей деятельности в цифрах, а не по ощущениям. Развернутая статистика помогает планировать текущие затраты, оценивать вложения в маркетинг и сервис, учитывать возможные риски. В туризме это особенно важно, так как на продажи влияют разнообразные факторы, от сезонности до природных катаклизмов или изменений в законах. Иногда табличка с данными - это то, что помогает компании оставаться в деле и верить в свой успех в будущем. Сегодня поговорим о сквозной аналитике от клика до продажи (и даже дальше) на примере САМО-турагента. Но и в других продуктах зашито множество отчетов для обработки данных, так что статья актуальна для пользователей всего нашего ПО.

Итак, потенциальный турист попал в сферу нашего внимания. Он мог написать, позвонить, заполнить форму обратной связи или зайти в офис. На этом этапе нас прежде всего интересует канал, который сработал на его привлечение. Клиента заинтересовала публикация в соцсетях, реклама в поисковике, ему порекомендовали вас или это контакт из базы, с которым вы постоянно поддерживаете связь с помощью системы касаний? Эта информация крайне важна для планирования рекламного бюджета. Вы строите отчет "Эффективность рекламы", который поможет увидеть картину по источникам обращений в динамике. Конечно, не забывайте корректно вводить данные о рекламных каналах в специальное поле в CRM.

Далее на этапе подбора вы можете применять сервис для создания списков предложений SAMO-select. В сервисе есть раздел статистика, который показывает количество созданных подборок. Вы можете узнать, что турист делает со списком, как работает с ним (например, на какой отель он кликал). 

Затем менеджер создает Предварительную заявку или Заявку, в зависимости от сложности запроса и степени готовности клиента. Тут подключается мощная аналитика, пользователям доступны сразу несколько отчетов, которые показывают данные в разных разрезах (Отчет по предзаявкам, Заявки по странам и поставщикам, Заявки туристов и покупателей). Задача каждого отчета - детально представить информацию, чтобы у руководителя сложилась четкая картина о популярных направлениях, наиболее прибыльных вариантах путешествий, планируемых доходах.

После оплаты заявки турист собирает чемодан в отпуск, а мы анализируем ситуацию дальше) Нам помогают Финансовый отчет, Фактическая прибыль по странам. 

Если мы хотим оценить все взаимодействие туриста, от первого контакта до полной оплаты, используем отчеты Воронка продаж и Конверсия обращений. Они сквозные, показывают количество лидов, зашедших в компанию, и результат на выходе. Также, с помощью этой аналитики можно увидеть на каком этапе продаж сколько потенциальных покупателей "отвалилось". Зная это, руководитель может внести изменения в бизнес-процессы на проблемном участке, провести обучение персонала, принять другие решения, направленные на увеличение конверсии. 

С помощью сквозной аналитики и отчетов для конкретных этапов продаж, вы держите руку на пульсе, принимаете взвешенные решения, отслеживаете туристические тренды и результативность своих действий. 

А если данных не хватает, или вам нужно представить их в другой форме, составляйте техническое задание, и мы разработаем для вас индивидуальный отчет.

Читать полностью

Электронный документооборот

Современная туристическая компания заинтересована в автоматизации всех участков своей работы. Одно из полезных решений  - это электронный документооборот. Он предназначен для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота в компании.

Сегодня поговорим о решении для ПК САМО-тур, которое позволяет работать с документами удаленно, без визита в офис.

Данный модуль обеспечивает бесшовную интеграцию платформы САМО-тур с облачным онлайн-сервисом электронного документооборота Saby (СБИС).

Плюсы решения заключаются не только в ускорении подписании документов, но и в финансовой экономии на расходниках (бумага, печать, оргтехника, логистика, разные виды расходных материалов и организация архива), минимизации рисков и ошибок, связанных с человеческим фактором, удобстве контроля, безопасности, росте трудовой дисциплины (понятно, кто работает с документом, сроки обработки и ответственный), удаленном доступе к документам (что особенно важно для сотрудников туристических компаний, которые часто путешествуют). Также электронный документооборот - это забота об экологии и актуальный тренд для компаний, которые ответственно относятся к своему имиджу.

Интеграция позволяет выстроить разные сценарии работы с ЭДО Saby (СБИС) с дополнительными опциями в зависимости от потребностей бизнеса. Из интерфейса платформы САМО-тур предусмотрена автоматическая выгрузка документов в ЭДО Saby для последующей отправки контрагентам подписанных электронной подписью документов. Возможность отслеживать, контролировать и сохранять статусы документов в интерфейсе САМО-тур позволит оптимизировать некоторые этапы работы с документами.

Базовые возможности интеграции через интерфейс платформы САМО-тур:

• проверка готовности контрагента к электронному обмену (по списку или группе партнеров);
• возможность отправки приглашения на электронный документооборот контрагенту;
• подготовка документов к отправке и загрузка документов в Saby для отправки контрагенту;
• контроль состояния исходящих документов в режиме реального времени (обновление статусов);
• поддержка работы с исходящими документами для нескольких юридических лиц туроператора

Базовые возможности интеграции могут быть по необходимости опционально доработаны на основе технического задания пользователя.

Интеграция реализована на базе штатного API Saby с помощью роботизированных процессов и прямых вызовов API.

Для подключения интеграции необходимо получить доступ к API поставщика и учетные данные.

Напишите нам в поддержку, если хотите запустить у себя электронный документооборот.

Читать полностью