Максимальная эффективность при работе с задачами

Любой успешный человек хочет выполнять больше задач (не снижая качества исполнения) за более короткий промежуток времени. Существует множество теорий повышения эффективности. В сегодняшней статье мы хотим затронуть аспект работы с задачами, связанными с туристами или юридическими контрагентами.
Как не погрязнуть в рутине, все успеть и получить довольных клиентов?

1. Порядок на столе и в документах. Проводились исследования, в которых замеряли, сколько времени сотрудник тратит на поиск нужной информации, это часы и дни работы! А к тому же, на решение этих проблем отвлекаются коллеги. Поэтому целесообразно продумать систему хранения материалов на полках и компьютерных дисках, с которой ознакомить всех сотрудников. Если на то, чтобы найти актуальную версию договора или каталог по стране у менеджера уходит больше 30 секунд, то нужно что-то менять. Плюс, внедряйте стандарты внешнего вида рабочего места и рабочего стола на компьютере. Ничего лишнего)
2. Все задачи в единой системе. Откажитесь от постиков, которые теряются и отклеиваются. Есть специализированные программы для совместной работы с проектами и задачами. Но с таким же успехом можно воспользоваться возможностями своей CRM.
3. Автоматизация рутинных задач. Типовые, стандартные действия должна делать (либо напоминать о сроке выполнения) Ваша программа. Как это реализовано в САМО-турагенте, мы писали тут. Подключайте интеграцию с сервисами для рассылок, чтобы сократить время на оповещении клиентов об оплате, дате вылета и других событиях. Сократите время на составление подборок с помощью SAMO-select.  Объединяйте клиентов с похожими ситуациями (давно не контактировали, только вернулись, получили список туров и пропали) и планируйте по ним адресные рассылки.
4. Приоритеты задач. Ежедневно в начале дня просматривайте список задач на сегодня. В первую очередь выполняем самые быстрые по времени действия (те, что занимают 1-2 минуты). Затем те задачи, где после Вашего ответа нужно будет ждать реакции клиента. Например, отправка подборки или запрос документов. Далее делим задачи по срочности или по типам. Например, удобнее объединить схожие вопросы в один блок (сделать все запланированные звонки или разобрать запросы в соцсетях). На последок оставляем не срочные или менее важные вопросы.
5. Не переключаемся на мессенджеры и соцсети. Настройте уведомления только на самые важные контакты, а остальную переписку или ленту в сетях просматривайте в определенное время. Устранив эти пожиратели времени, Вы освободите ресурсы для более тщательной работы по заявкам.
6. Контролируйте выполнение задач у менеджеров. В САМО-турагенте это можно сделать, просмотрев "Просроченное общение". Если подчиненные знают, что руководство анализирует работу с задачами, они более внимательно относятся к заполнению информации.

В конце хотим привести список книг, в которых затрагивается тема эффективности:

• “Rework. Бизнес без предрассудков” — Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон
• “Как работать по 4 часа в неделю” — Тим Феррис
• “Жизнь на полной мощности” — Джим Лоэр и Тони Шварц
• “Эссенциализм. Путь к простоте” — Грег МакКеон
• “Мой продуктивный год” — Крис Бейли

Если Вы пока пишите задачи на листочках или планируете работу с туристами в Excel, предлагаем изучить более современный и эффективный инструмент!

Пишите нам на sale@samo.ru, если нужно протестировать САМО-турагент или другие продукты. И конечно, можно сделать заказ на сайте, если Вы хотите стать пользователями нашей программы.

Желаем удачи и максимальной эффективности!

•