Настройка прав доступа больной вопрос в любой компании. Откроешь все и всем - появляются проблемы, связанные с безопасностью данных, "замусоривание" базы и досадные ошибки (например, удаление чужих заявок). Максимально обрежешь права - менеджерам невозможно работать, а руководитель не может уйти с рабочего места, потому что всегда может понадобиться для изменения и добавления информации, просмотра данных.
Как прийти к "Золотой середине"? Где грань между доверием к менеджерам и организацией нормальной, продуктивной работы в программе?
Поговорим сначала о заполнении справочников. Чтобы у Вас не появилось 5 Оренбургов и 10 отелей GoldBeach, у Ваших сотрудников должна быть четкая инструкция (что в какое поле заносим, как проверяем на задвоения, как правильно писать названия (с большой буквы, на русском или английском языке), какие данные обязательны к заполнению. Но чем больше пользователей могут заполнять справочники, тем больший "бардак" со временем в них образуется. Лучше потратить время до начала активной работы в программе и правильно занести максимум информации в справочник, чем делать это в спешке, когда перед нами сидит клиент. Если Вы все сделаете заранее, то можно не открывать права менеджерам на заполнение справочника, а оставить эту возможность ограниченному кругу пользователей. Время от времени чистите справочники, используя раздел "Администрирование", убирайте двойников. Причем, просто взять и удалить неправильный элемент не получится, если он фигурирует хоть в одном документе, нужно делать замену и тогда все корректно поменяется.
Теперь поговорим о самых ценных документах агентства в CRM: физлицах, заявках, общениях. Мы рекомендуем, чтобы на просмотр эти данные были открыты всем, на изменение ответственному менеджеру и сотруднику с более высокими правами, на удаление только Администратору. Согласитесь, очень не красиво, когда ответственный менеджер не на месте, звонит или приходит его клиент, а другие сотрудники даже не видят информации по нему.
Если у Вас офисное разделение, можно настраивать права в рамках офиса.
Обратите внимание на возможность редактирования стоимости и себестоимости заявок. Если Вы боритесь со скидками, подумайте, как регулировать это соответствующим доступом.
Обязательно подумайте про отчеты. Большинство из них менеджерам не нужны. Особенно пристально проверяем права доступа к тем отчетам, которые формируют контактные данные клиентов ("Список клиентов", "Потерянные клиенты").
В конце статьи хотелось бы дать несколько советов для более правильной настройки прав доступа:
1. Не работайте под Админом, всем, в том числе директору, заведите пользователя.
2. Не бойтесь делать много ролей, лучше завести 2-3 роли для менеджеров (например, Стажер, Менеджер, Ведущий менеджер), чем выдать больше прав, чем нужно неопытным сотрудникам.
3. При урезании прав обязательно предупредите сотрудников, возможно, Вы не учли каких-то моментов, а менеджеры не смогут работать. Будьте доступны несколько дней после закрытия доступа, чтобы своевременно среагировать и исправить ситуацию.
4. Если Вы закрываете права на что-то, то пользуйтесь "Правилом трех". Обязательно должно быть три сотрудника, у которых права есть. Один, который это делает всегда (например, руководитель офиса), второй, когда нет первого (директор), а третий, на самый крайний случай по согласованию с Вами. Это может быть IT специалист или бухгалтер.
5. Если сомневаетесь дать ли права или закрыть, сначала закройте.
6. Пользуйтесь "Замещением", чтобы не открывать лишних прав.
7. Обучение, четкие инструкции по заполнению и контроль поможет сохранять порядок в справочниках и классификаторах.
Всем удачи и легкой автоматизации!
Как прийти к "Золотой середине"? Где грань между доверием к менеджерам и организацией нормальной, продуктивной работы в программе?
Поговорим сначала о заполнении справочников. Чтобы у Вас не появилось 5 Оренбургов и 10 отелей GoldBeach, у Ваших сотрудников должна быть четкая инструкция (что в какое поле заносим, как проверяем на задвоения, как правильно писать названия (с большой буквы, на русском или английском языке), какие данные обязательны к заполнению. Но чем больше пользователей могут заполнять справочники, тем больший "бардак" со временем в них образуется. Лучше потратить время до начала активной работы в программе и правильно занести максимум информации в справочник, чем делать это в спешке, когда перед нами сидит клиент. Если Вы все сделаете заранее, то можно не открывать права менеджерам на заполнение справочника, а оставить эту возможность ограниченному кругу пользователей. Время от времени чистите справочники, используя раздел "Администрирование", убирайте двойников. Причем, просто взять и удалить неправильный элемент не получится, если он фигурирует хоть в одном документе, нужно делать замену и тогда все корректно поменяется.
Теперь поговорим о самых ценных документах агентства в CRM: физлицах, заявках, общениях. Мы рекомендуем, чтобы на просмотр эти данные были открыты всем, на изменение ответственному менеджеру и сотруднику с более высокими правами, на удаление только Администратору. Согласитесь, очень не красиво, когда ответственный менеджер не на месте, звонит или приходит его клиент, а другие сотрудники даже не видят информации по нему.
Если у Вас офисное разделение, можно настраивать права в рамках офиса.
Обратите внимание на возможность редактирования стоимости и себестоимости заявок. Если Вы боритесь со скидками, подумайте, как регулировать это соответствующим доступом.
Обязательно подумайте про отчеты. Большинство из них менеджерам не нужны. Особенно пристально проверяем права доступа к тем отчетам, которые формируют контактные данные клиентов ("Список клиентов", "Потерянные клиенты").
В конце статьи хотелось бы дать несколько советов для более правильной настройки прав доступа:
1. Не работайте под Админом, всем, в том числе директору, заведите пользователя.
2. Не бойтесь делать много ролей, лучше завести 2-3 роли для менеджеров (например, Стажер, Менеджер, Ведущий менеджер), чем выдать больше прав, чем нужно неопытным сотрудникам.
3. При урезании прав обязательно предупредите сотрудников, возможно, Вы не учли каких-то моментов, а менеджеры не смогут работать. Будьте доступны несколько дней после закрытия доступа, чтобы своевременно среагировать и исправить ситуацию.
4. Если Вы закрываете права на что-то, то пользуйтесь "Правилом трех". Обязательно должно быть три сотрудника, у которых права есть. Один, который это делает всегда (например, руководитель офиса), второй, когда нет первого (директор), а третий, на самый крайний случай по согласованию с Вами. Это может быть IT специалист или бухгалтер.
5. Если сомневаетесь дать ли права или закрыть, сначала закройте.
6. Пользуйтесь "Замещением", чтобы не открывать лишних прав.
7. Обучение, четкие инструкции по заполнению и контроль поможет сохранять порядок в справочниках и классификаторах.
Всем удачи и легкой автоматизации!
.jpg)
