Карта рабочего времени

Если у Вас есть подозрения, что сотрудники работают неэффективно, возможно, стоит применить для исследования их деятельности такой инструмент, как составление карты рабочего времени. В данной аналитике заинтересовано и руководство, и менеджер по персоналу, и конечно, сами сотрудники (если они стремятся быть более эффективными)

В течении дня нужно фиксировать, сколько времени тратит менеджер на различные задачи, на личные дела и общение с коллегами.

Лучше всего, если карту составляет посторонний человек (можно представить его как новичка-стажера), тогда результаты будут более приближены к действительности.
Также рекомендуется собирать такую статистику в период средней сезонной нагрузки.

Не забывайте, что вся информация из САМО-турагента ("Задачи", "Заявки", "Общения", а также отчеты) позволяют сделать карту рабочего времени более полной и объективной.

Не стоит рассматривать составление карты как способ уличить менеджера в недостаточном усердии, скорее, будут обнаружены системные проблемы в турагентстве.

Самое главное, что карта помогает понять, это:

1. какие функции надо передать,
2. какие функции удалить,
3. какие функции отдать на автоматизацию.

Ниже мы собрали несколько реальных примеров, когда фиксация рабочего времени позволила сделать работу компании более эффективной.

• Например, Вы можете увидеть, что менеджеры выполняют часть функций, в которых они недостаточно сильны, в ущерб своим основным обязанностям. Был реальный случай, когда сотруднице нужно было делать три поста в день для социальных сетей с использованием Фотошопа (которым она владела на самом начальном уровне). Естественно, на эту работу уходило очень много времени, а на качественную работу с клиентами его не оставалось. 
• Возможно, несколько сотрудников выполняют дублирующие функции. Например, каждый менеджер утром изучает предложения от операторов, СПО, акции и тратит на это минимум полчаса. Многие наши клиенты пришли к тому, что это задание выполняет один ответственный сотрудник, и делает рассылку по почте или в разделе "Новости" САМО-турагента для всех.
• Также часто встречается, что менеджеры проводят "Платежи" в САМО-турагенте. Но настроив один раз выгрузку данных из клиент-банка, эта информация будет загружаться в CRM автоматически.
• Нередки ситуации, когда менеджер просто не умеет работать с нужными программами, и тратит больше времени, чем его коллеги. Проблема решается с помощью обучения, например, мы регулярно проводим вебинары, записываем короткие ролики по разным разделам САМО-турагента.
• Бывает, что менеджеры тратят необоснованно много времени на поиск различной документации (актуальных печатных форм, информации по курортам, памяток по странам). Наведение порядка и систематизация хранения данных на сетевом диске, рабочих местах, шкафах и в САМО-турагенте, решает эту проблему практически в 100% случаях.
• Поняв сколько времени расходуется в рамках всего агентства на подбор туров или отправку сообщений туристам, сразу возникает желание автоматизировать часть функционала. Если Вы проанализируете тайминг на составление одной подборки с ссылками на отели вручную, и то же самое в SAMO-select, а затем умножите разницу на количество запросов в неделю или месяц, то плюсы использования специального сервиса становятся очевидны.
• Ну и конечно, может быть ситуация, когда какой-то менеджер реально не тянет работу в агентстве. Если Вы не видите путей к исправлению его работы, лучше с ним расстаться.

Если Вы пришли к тому, что для эффективной работы Вам необходимы наши продукты, пишите нам на sale@samo.ru или делайте заказ на сайте.

Мы желаем Вам максимально автоматизировать рутину, а свободное время посвятить совершенствованию навыков продаж и общению с клиентами!