Автоматическая рассылка печатных форм и отчетов в САМО-турагенте

Недавно мы анонсировали новый релиз ПК САМО-турагента, одной из ключевых доработок которого стала автоматическая рассылка печатных форм из CRM. Настало время познакомиться с решением подробнее.

Для успешной реализации отправки у вас уже должна быть настроена интеграция с одним из сервисом рассылок, например, с DashaMail, а также, вы должны уметь создавать шаблоны сообщений в программе.

Чтобы прикрепить к шаблону сообщения печатную форму или отчет, перейдите в раздел "Настройки - Шаблоны сообщений".

Откройте имеющийся шаблон, или создайте новый и перейдите во вкладку "Отчет/Печатная форма".



Установите галочку "Добавить в сообщение отчет/печатную форму", выберите из выпадающего списка нужный отчет или печатную форму, формат файла (поддерживаются PDF, CSV (Excel), RTF (Word), TXT), и выберите одно из правил отправки:

• Отправлять все сообщение только при наличии данных в отчете - если отчет сформируется пустым, то сообщение не будет отправлено.
• Добавлять отчет в сообщение только при наличии данных в отчете - если отчет сформируется пустым, то сообщение отправится, но отчет к нему приложен не будет.
• Добавлять всегда - если отчет сформируется пустым, то сообщение отправится и к нему будет приложен пустой отчет.

В нижней части окна будут параметры отчета/печатной формы. Они соответствуют окну формирования отчета или печатной формы, как если бы мы его запустили из программы.

Разница лишь в том, что в параметрах формирования отчета или печатной формы в рассылке можно указать переменные выражения. Для этого кликните по полю с параметром и нажмите кнопку "Построить выражение".




Откроется окно с доступными полями БД, функциями и выражениями. Чтобы вставить выражение, найдите его в списке, нажмите двойным кликом, чтобы оно прописалось в поле выражения и нажмите ОК.



Сохраните шаблон рассылки.

Каким будет сценарий отправки отчета, решать вам. Например, это может быть документы туриста, которые будут уходить к нему на почту при получении оплаты, или отчет "Работа менеджеров", который получает руководитель в конце каждого дня. Таким образом, часть рутины, которую вы обычно делаете в ручном режиме, будет автоматизирована.

Если вам нужна помощь в составлении шаблона рассылки и прикрепления к нему документа, обращайтесь к нам в поддержку.

Читать полностью

Порядок в печатных формах

К нам поступил запрос от пользователя САМО-турагента: как распределить печатные формы по папкам для более удобной работы с ними. Мы делимся инструкцией в блоге, чтобы в ваших документах тоже был порядок.

Чтобы распределить печатные формы по папкам, зайдите в Сервис - Параметры - Отчеты, нажмите правой кнопкой мыши по папке Печатные формы и в выпавшем меню выберите "Новая папка".

В ветке печатные формы будет создана новая папка. Чтобы переименовать ее, нажмите по ней правой кнопкой мыши и выберите Переименовать (либо выделите ее, и нажмите на клавиатуре F2).




Подцепите левой кнопкой мыши нужную печатную форму, и перетащите ее в новую папку.

Если всё корректно, печатная форма окажется в новой папке. После перетаскивания всех необходимых печатных форм, нажмите ОК.

Дождитесь в нижнем правом углу уведомления, что права были изменены.



Теперь, при печати документов, у вас будут подкаталоги, в которых размещены сами документы.

Такой функционал пригодится, если у вас несколько пакетов документов (например, по разным юрлицам), много сотрудников с разным функционалом, частая ротация. Проделав работу по формированию каталога один раз, вы уменьшите количество ошибок, связанных с выбором неактуальных документов.

Если остались вопросы, направляйте их в техническую поддержку.

Читать полностью

Добавление договора в САМО-турагент

Разработка печатных форм - это один из самых частых запросов на доработку, поступающих в техподдержку САМО-турагента. Также от пользователей мы получаем много задач, связанных с изменением нумерации договоров или подписью документов менеджерами на основании доверенности. Может ли агентство решить эти задачи собственными силами? Или помочь могут только наши специалисты?

Разработать договор (или другую печатную форму) с нуля возможно силами пользователей. По крайней мере, никаких технических запретов на это нет. Мы составили очень подробную инструкцию, вы можете скачать ее с Яндекс-диска. Нужно будет освоить программу Fast report, которая используется для создания и редактирования документов. Если вам нужно сделать один договор, то точно будет быстрее и выгоднее сформировать задачу для нашей техподдержки. А вот если у вас в агентстве несколько договоров по разным услугам и юридическим лицам, вы часто делаете правки, и есть сотрудник, желающий разобраться, то логично будет научиться добавлять документы самим. Не забывайте, пожалуйста, сохранять исходники документов и делать резервные копии базы данных перед началом работ!

Ну а легкие правки, связанные с договорами, сможет сделать любой менеджер. В сегодняшней статье дадим несколько алгоритмов для решения популярных проблем.

Добавление доверенности для подписи договора.

Для того, чтобы каждый менеджер мог подписывать договор от себя, ему необходимо прописать Доверенности.
Для этого перейдите в раздел Настройка - пользователи - откройте карточку двойным кликом мыши. В поле Устав/Доверенность впишите словами "Уставу" или "доверенности №....." и номер.

Затем в поле Физическое лицо нажмите на троеточие и откройте карточку физлица:

В карточке физлица на вкладке Общие запишите должность:

На вкладке "Места работы" пропишите ФИО в родительном падеже. 

Обратите внимание, что  в стандартном договоре подтягивается должность из карточки физлица (менеджера) из поля "Должность". Но в таком случае, должность не склоняется в родительном падеже. Если делать договор самостоятельно, анализируйте его текст. Если у вас идет формулировка "в лице ГЕН ДИРЕКТОРА", тогда фиксируйте значение должности в поле в родительном падеже падеже. А если  в тексте: "в лице ФИО" (должность этого лица), то можно оставить только настройки ФИО (как на скриншоте), без изменения должности в родительном падеже.

 

Сохраните карточку физлица и карточку Пользователя.
Теперь в документах (где есть подпись менеджера) будет подтягиваться нужная информация:

Как сделать собственную нумерацию договоров

Часто агентства используют в качестве нумерации договоров номера заявок из САМО-турагента.

Если вам нужна другая нумерация для договора, то можете воспользоваться полем "Номер договора".

В самой печатной форме Договора (через редактор форм) необходимо поменять нумерацию с [Заявки."Номер заявки"] на [Заявки."Номер договора"].

Если у вас возникают другие вопросы по работе с договорами, присылайте их в техподдержку. Скачайте и сохраните инструкцию по самостоятельной разработке и добавлению документов, чтобы в нужный момент она была под рукой.

Удачи и легкой автоматизации!

Читать полностью

Шаблоны договоров в САМО-турагент

Вы часто нас спрашиваете о договорах в САМО-турагенте. Можно ли использовать встроенный вариант? А как изменить что-то в тексте или вообще загрузить в программу свой шаблон? Какие данные подтягиваются в договор?

Если вы хоть раз задавали себе или нашей техподдержке эти вопросы, сегодняшняя статья для вас!

1. Что встроено по умолчанию?

В новой программе вы увидите загруженный типовой договор, утвержденный приказом № 448-Пр-20 Федерального агентства по туризму от 27 ноября 2020. Кроме договора вам доступны и другие документы, нужные для работы с туристами: акты, ваучеры, гарантийные письма и так далее. Кроме того, вы самостоятельно можете загрузить другой договор, который разработало юридическое агентство «РЕСПЕКТ» (г.Ростов-на-Дону). Автор текста - руководитель Юридического агентства "Респект" Поляков Д.С., модератор группы "Юрист для турфирм" в ФБ. (Текст договора размещен у нас на сайте с разрешения автора). При скачивании обратите внимание на версию программы.

Инструкция по загрузке любой печатной формы с сайта доступна по ссылке.

2. Хочу свой договор!

Есть два решения: редактировать печатную форму самостоятельно с помощью внутреннего редактора FastReport (инструкция тут), или прислать техническое задание нам, и мы разработаем шаблон договора для вас. Важно, редактирование любой печатной формы проводите на ее копии!

3. Откуда берутся данные в договоре?

Договор берет данные из заявки, информация о туристах подтягивается из карточек их физлиц. Реквизиты вашей компании записаны в программе в карточке "Наша компания". А если у вас несколько юридических лиц, от которых вы ведете продажу, то зафиксируйте их все в справочнике. При оформлении заявки нужно будет выбрать правильное юрлицо, его реквизиты попадут в договор.

Многим компаниям удобнее вести нумерацию договоров по номеру заявок. Вот инструкция для такой настройки.

По этой ссылке рекомендация по добавлению в печатню форму логотипа, подписи или печати.

Для договора по доверенности необходимо использовать "Свойство+". В технической документации мы подробно расписали, как это сделать.

Любые вопросы, связанные с автоматизацией работы с документами в САМО-турагенте, вы можете задать через личный кабинет или на почту sale@samo.ru.

Желаем хорошего дня и много новых подписанных договоров)

Читать полностью

Модули печати документов для ПК САМО-тур

Давайте сегодня разберемся в разнообразии модулей для печати документов, которыми вы можете усилить САМО-тур. Поговорим о том, для чего используется каждое решение, и в какие комплектации эти модули включены.

Чтобы не повторяться, отметим сразу, что все описанные ниже модули являются закрытыми и доступными только для пользователей Онлайн через "Просмотр заявок".

Печать авиабилета

Данный модуль предназначен для печати авиабилетов.

Шаблон билета настраивается в ПК САМО-тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Авиабилет.

Расположение FastReport-шаблонов билетов: Справочник:Заявки → Сервис → Печатать документы → Авиабилеты.

Модуль включен во все комплектации ПК САМО-тур.

Печать ваучера

Модуль используется для печати ваучера на номер. 

Шаблон ваучера настраивается в САМО-тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Ваучер.

Расположение FastReport-шаблонов ваучера: Справочник:Заявки.

Модуль также входит во все комплектации программы.

Печать подтверждения

Решение позволяет распечатать подтверждение по заявке. 

Шаблон подтверждения настраивается в ПК САМО-Тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Подтверждение.

Расположение FastReport-шаблонов подтверждения: Справочник:Заявки.

Модуль уже включен во все комплектации.

Печать страховки

Данный модуль предназначен для печати страховки. 

Шаблон страховки настраивается в ПК САМО-тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Страховка.

Расположение FastReport-шаблонов страховки: Справочник:Заявки → Сервис → Печатать документы → Полисы.

Страховку можно печатать на заказ или на туриста. Эта настройка указывается в ПК САМО-тур → Справочники:Страхование → Страна → Шаг 5:Тип полиса.

Модуль печати страховки входит в любую из комплектаций.

Печать визы

Модуль нужен для печати визы. Он является закрытым и доступным только для пользователей Онлайн для ПК САМО-тур через "Просмотр заявок". 

Для всех комплектаций, кроме BASE, поставляется в комплекте без дополнительной оплаты.

Печать договора

Данный модуль позволяет просмотреть список договоров для туристического агентства. Пользователи могут добавить или распечатать договор. 

Шаблон договора настраивается в САМО-тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Договор.

Расположение FastReport-шаблонов договора: Справочник:Партнёры → Договоры.

Для комплектации BASE модуль оплачивается дополнительно, во все другие включен.

Памятка для туристов

Решение дает возможность печатать памятку по заявке для туриста. 

В памятке указывается информация о туристах, авиаперелетах, отелях по маршруту, дополнительных услугах, страховках, визах. При нажатии на кнопку [печать] отображается шаблон, заданный в САМО-тур → Настройка → Настройка печатных форм… → Памятка.

Модуль бесплатно включен в комплекты COMFORT и PREMIUM.

Справка о стоимости авиабилетов

Этот модуль предназначен для печати справки о стоимости авиабилетов. 

Он является закрытым и доступным только для авторизированных пользователей через "Просмотр заявок".

Модуль входит в комплекты COMFORT и PREMIUM.

Печать доверенности

Модуль позволяет просмотреть список доверенных лиц и распечатать доверенность на определенного человека. 

Ссылка на модуль «Доверенности» отображается как в общем списке модулей, так и в модуле "Редактирование партнера".

Для комплектации BASE модуль покупается отдельно, во все остальные он включен.

Анкета на визу

Данный модуль предназначен для заполнения анкетных данных через Онлайн для ПК САМО-тур. 

Для российских туристов можно использовать анкеты стран: Австрии, Болгарии, Греции, Индии, Испании, Италии, Кипра, Китая, Мальты, ОАЭ, Франции, Хорватии, Чехии. 

Для комплектов PREMIUM и COMFORT модуль печати анкет включены бесплатно.

Печать бухгалтерского счета

Данный модуль позволяет распечатать бухгалтерский счет. 

Он включен во все комплекты, кроме BASE.

Большинство наших пользователей уже давно и активно используют модули печати документов. Если вам тоже интересны данные решения, рассмотрите повышение комплектации (тогда модули будут включены). Пишите на sale@samo.ru, чтобы узнать о модулях печати больше.

Читать полностью

Работа с заявками в SAMO-incoming

Сегодняшняя статья для пользователей ПК SAMO-incoming. Поговорим о работе с заявками.

Справочники “Заявки “ и “Заказы” является базовым для работы отдела бронирования. 

В них находятся заявки поступившие в программу из онлайн, при интеграции, а также введенные вручную.

Для удобства работы у справочников имеются:

1) Фильтры для отбора нужных заявок или заказов и сортировка. Например, можно отобрать только актуальные заявки, заявки с изменениями, заявки с запросом на отмену.

2) Легенда с расшифровкой всех условных обозначений;

3) История изменений;

4) Настройка видимости столбцов таблицы;

5) Сервисы(в том числе массовые операции);

6) Вывод печатных форм и отчетов.

В зависимости от характера работы или необходимой операции пользователь может использовать соответствующий справочник “Заявки” или “Заказы”.

Любая заявка поступившая в программу состоит из заказов. Под заказами мы понимаем гостиницы, дополнительные услуги, рейсы, пакеты услуг и экскурсии.

В состав заявки можно добавлять множество разных заказов и туристов.

К каждому заказу необходимо прикрепить туристов в соответствии с необходимостью оказать им услуги на месте. 

Главной особенностью заказов и заявок являются статусы. Для заявок наиболее значимыми являются статус “Отправлено в гостиницу и Изменено” и статус “Подтверждения”. В программном комплексе SAMO-incoming подтверждение требуется только для гостиницы. 

После получения заявки от отправляющего оператора, данная заявка отправляется на бронирование в гостиницу, статус автоматически меняется на “Отправлено”. После получения подтверждения от гостиницы его необходимо изменить вручную или настроить автоматическое подтверждение(например для гарантированных номеров). 

Для заказов гостиницы выставляется подтверждение от гостиницы и принимающей стороны.

Для заявки выставляется подтверждение от принимающей стороны.

Приоритетным всегда является подтверждение от гостиницы. 

Далее статус заявки в целом “Подтверждено” или “Не подтверждено” отправляется в туроператорскую компанию.

Выставляется счет на оплату заявки и после поступления платежа, могут быть распечатаны ваучер на гостиницу или программа тура.

Если у Вас остались вопросы по работе с "Заявками" и "Заказами", пишите в техническую поддержку, обязательно поможем!

Желаем продуктивного дня)

Читать полностью

10 фактов про печатные формы в САМО-турагент

Нам часто задают вопросы про печатные формы, загруженные в САМО-турагент. Мы собрали ТОП-10 самых популярных запросов от наших клиентов и хотим ответить на них в этом посте.

1. Договоры разработаны юридической компанией "Персона Грата". Конечно, за Вами остается решение использовать наш типовой договор, или создать свой собственный. Кстати, сейчас пользователям доступен актуальный договор, учитывающий все изменения в законодательстве. Скачать его можно по ссылке.
2. На каждую печатную форму Вы можете открывать или закрывать права своим сотрудникам. Это настраивается в "Назначении прав доступа", "Печатные формы и отчеты".
   
   
   
   
   
   
   
3. Вы можете выгружать печатные формы в различные форматы.
   
4. Договор или другую форму Вы можете отправить на е-мейл в формате PDF, например, клиенту перед подписанием.
   
5. Вы можете запретить выгружать печатные формы в редактируемые форматы Вашим менеджерам, чтобы избежать изменения сумм и других условий договора.
6. Вы можете самостоятельно изменять текст печатной формы. Для этого нажмите на верхней панельке значок "Редактировать страницу". Наглядно о редактировании печатных форм смотрите в ролике.
7. Для загрузки или выгрузки печатных форм из программы, используйте вкладку Сервис-Параметры-Отчеты.
   
8. До распечатывания договора Вы можете задать определенные параметры (например, валюту, авансовый платеж, дату оплаты.
   
9. Вы можете осуществлять поиск по тексту печатной формы, используя значок "Бинокль".
10. Любую печатную форму по Вашему техническому заданию Вам разработает наша служба технической поддержки в срок от одного до пяти дней.

Читать полностью