"Вредные "советы по автоматизации агентства

Пройдя весь путь от ведения заявок в Excel до мастерского владения САМО-турагентом, наши клиенты рассказывают об ошибках, которые они совершали при автоматизация агентства. В этой статье мы собрали вредные советы, которые помогут Вам обойти сложные моменты при
освоении CRM.

1. Не нужно никакой предварительной подготовки. Просто в один прекрасный день Ваши менеджеры должны начать вести заявки в программе.
Как правильно! Еще на этапе выбора CRM необходимо убедиться, что данная программа отвечает особенностям Вашего бизнеса, максимально заменяя другие ресурсы. Подумайте заранее и посоветуйтесь с разработчиком, как Вы перенесете клиентскую базу, будете делать рассылки, отражать платежи, начислять бонусы. Узнайте, можно ли интегрировать программу с телефонией, 1С, сайтом и другими инструментами, нужными в работе.

2. Руководителю не нужно работать в CRM, пусть ее используют менеджеры.
Как правильно! Только ежедневно работая с САМО-турагентом, снимая отчеты, читая историю работы по клиентам, директор агентства может оценить эффективность самой программы и помочь менеджерам использовать функционал софта на 100%. Руководители агентств - это генераторы самых удачных идей по улучшению и развитию программы, наши лучшие критики и тестировщики новинок.

3. Пусть менеджеры начнут заносить хоть что-то и так, как им удобнее.
Как правильно! Конечно, у Вас должны быть единые стандарты оформления заявок, карточки физического лица и других документов. Вы можете создать свои рабочие инструкции или пользоваться схемами, которые мы даем на обучении.

4. Параллельно дублируйте все в Exсel. Ну и что, что сотрудники будут выполнять двойную работу, Вам очень сложно расстаться со своей любимой таблицей.
Как правильно! Вы можете узнать у разработчиков, какой отчет нужно использовать для выгрузки данных, либо заказать индивидуальную форму в техподдержке. Если дублирования информации в первое время не удается избежать, назначьте одного ответственного сотрудника, который будет готовить для Вас данные в удобном виде, но не заставляйте всех менеджеров заносить данные и в CRM и в другой источник.

5. Не контролируйте работу с программой или делайте это редко, по настроению.
Как правильно! На первых порах лучше проверять ведение базы ежедневно. Только так Вы выработаете у персонала привычку работать в программе, своевременно устраните пробелы у менеджеров, объясните важные для Вас моменты при заполнении документов.

6. Не нужно обучать менеджеров CRM, есть инструкции, пусть читают.
Как правильно! Обязательно убедитесь, что каждый сотрудник понимает, что Вы хотите видеть в программе, знает, как правильно заполнять поля. Включите в стажировку новичков несколько часов на освоение CRM. Подробнее про обучение читайте тут.

Надеемся, что наши вредные советы помогут Вам сделать автоматизацию легче и приятнее для всех участников этого процесса) Мы будем признательны, если Вы поделитесь своими ошибками и находками при внедрении САМО-турагента.

Оплата тура онлайн, миф или реальность?

Сейчас никого уже не удивишь возможностью покупки тура не выходя из дома. Многие туристы отлично владеют навыками работы с поисковиками, имеют большой опыт поездок, уверенно пользуются интернет-банкингом. Даже самостоятельные туристы не брезгуют "пакетным" отдыхом, ведь часто путешествие через агентство значительно дешевле.
Зачем таким опытным путешественникам терять время и ехать в офис агентства?

Агентству тоже выгодно, если клиенты могут решать большинство вопросов по покупке тура минуя офис. У менеджеров появляется больше времени на работу с другими туристами, требования к офису можно снизить, а возможность онлайн оплаты использовать как важное конкурентное преимущество.

По факту, большинство онлайн решений, связанных с покупкой путевки в турагентстве, проходят через руки менеджера по продажам. Это связано с тем, что оператор может не подтвердить тур. То есть полностью исключить человеческий труд не удается.
Соответственно, встает вопрос о том, в какой момент списывается оплата с клиента, чтобы минимизировать риски агентства.

Есть два подхода к взиманию денежных средств за тур.

Первый, когда сумма с карты списывается сразу, а дальше агент скрестив пальцы ждет подтверждения от оператора. Если же тур не подтвержден, нас ждет возврат средств и недовольство клиента.

Второй путь - сначала подтвердить и забронировать заявку у оператора, потом отправить клиенту ссылку для оплаты. В этом случае агентство рискует, если турист передумал покупать этот тур.

Есть некое промежуточное решение, позволяющее накормить волков и сберечь овец)
Деньги для оплаты путевки блокируются на счету клиента, но не списываются до ответа оператора. После подтверждения заявки необходимая сумма списывается с карты покупателя и зачисляется агентству.
Мы разработали готовое решение на базе SAMO-select, позволяющее клиенту оплачивать поездку не приезжая в Ваш офис.

Как это работает, Вы можете увидеть в нашем ролике.

Пять самых популярных отчетов у пользователей САМО-турагента

В стандартном функционале САМО-турагента Вы найдете отчеты практически под любые задачи агентства. Но какие отчеты самые-самые любимые и популярные?




1. Лидер среди отчетов - "Работа менеджеров". Именно его агентства чаще всего используют. Кстати, по числу доработок "под себя" с помощью нашей технической поддержки, этот отчет также лидирует.

В параметрах отчета Вы можете "поиграть" датами создания заявок и начала тура, выводить все заявки или полностью оплаченные, смотреть данные по конкретному менеджеру. офису или компании в целом.

Данные этого отчета руководители агентства используют для начисления переменной части вознаграждения менеджеров, для определения дохода компании, видения общей картины по заявкам в агентстве.

2. "Потерянные клиенты". Этот сравнительно новый отчет полюбился нашим пользователям. Он позволяет отфильтровать клиентов, с которыми не было контакта, начиная с даты отчета (например, за прошлый год).

Отчет выдает список контактов туристов с темой последнего обращения и контактами.

Агентства используют данные отчета для возврата клиентов, обмена клиентами между менеджерами, выяснения причин отказа от работы с Вами, набора новыми сотрудниками клиентской базы.

3. "Общение с клиентами". Так как сейчас большое внимание уделяется предпродажной работе и менеджерами фиксируются договоренности с клиентом до и после сделки, то данный отчет является показателем активности персонала. Он показываем картину по Общениям в разрезе менеджера или офиса.

4. "Список клиентов". Отчет нужен для выгрузки списка контактов клиентов в табличный формат, например, в Excel. Эти списки удобно использовать для загрузки в сервисы для рассылки, прозвона, поздравления туристов с днем их рождения.

5. "Заявки по поставщикам". Отчет показывает заявки в разрезе операторов и позволяет оценить эффективность работы по каждому поставщику. Также по отчету видна сводная комиссия по оператору.

А какие отчеты самые нужные и полезные для Вас?

Кнут или пряник. Как подружить менеджеров и CRM?

Казалось бы, сейчас уже никому не нужно объяснять выгоды от использовании CRM-систем. Но мы снова и снова сталкиваемся с жалобами руководителей туристических агентств на сотрудников, саботирующих внедрение программы в компании.

Почему менеджеры не хотят работать с CRM?

• Не хотят делать лишнюю работу;
• Планируют вести "свою" базу клиентов у себя в ежедневнике, чтобы при любом раскладе оставить ее себе;
• Боятся излишнего контроля за своей работой;
• Проще работать по привычке, не изучая новых инструментов.

Если руководитель решил, что программа ему необходима, нужно последовательно "прожимать" эту идею в коллективе. 

Надо сказать, что чаще всего желание работать в САМО-турагенте обоюдно, и также часто бывает, что менеджеры сами инициируют покупку программы, особенно, если у них уже есть опыт ее использования.

Но что же делать, если персонал не в восторге?

1. Контролируйте заполнение базы, если никто не проверяет – зачем это делать? На первых порах смотрите работу в программе ежедневно, затем сокращайте частоту проверок.

 2. Формируйте отчеты по работе менеджеров в программе. Рассчитывайте бонусы также на основе данных CRM.

 3. Автоматизируйте часто выполняемые операций, чтобы менеджер не тратил на их выполнение половину рабочего дня. Например, интегрируйте САМО-турагент и телефонию, чтобы не заносить каждый звонок, настройте автоматическую рассылку.

4. Используйте данные, которые менеджер вносит в систему, чтобы менеджер видел смысл своей работы. Например, выберите нужный сегмент клиентов для адресных писем, проанализируйте глубину продаж. 

5. Введите четкие, единые для всех правила работы с САМО-турагентом. 

6. Убедитесь, что все Ваши сотрудники научились работать с программой. Используйте мощности нашего учебного центра и записывайте менеджеров на бесплатные вебинары.

7. Введите мотивацию в случае отличного заполнения данных и демотивацию для тех, кто не корректно работает в базой.

Надеемся, что наши советы помогут Вам убедить персонал в том, что работа в САМО-турагенте - это приятная необходимость, которая улучшает качество работы агентства и повышает уровень Вашего сервиса.

Как связать САМО-турагент с телефонией?

Многие клиенты САМО-турагента не могли смириться с потерями звонков и ручным вводом каждого контакта в CRM. Их выбором стала настройка интеграции САМО-турагента и телефонии. Если у Вас до сих пор звонки отдельно, а программа отдельно, надеемся, наша статья поможет Вам наметить пути их сближения.

С помощью модуля интеграции САМО-турагента и IP телефонии Вы сможете отслеживать не только входящие и исходящие звонки, главное – Вы сможете минимизировать процент потерянных звонков, и вся статистика и история разговоров будет доступна в любой момент.
Модуль интеграции позволит Вам:

• сохранять историю по входящим и исходящим звонкам;
• записывать телефонный разговор и всегда иметь доступ к этой записи;
• заранее знать информацию о входящем звонке – кто из клиентов звонит, когда последний раз с клиентом был контакт, по какому именно вопросу может звонить клиент и т.д., и грамотно подготовиться к разговору с клиентом;
• минимизировать затраты времени на исходящие звонки и поиск нужной информации по клиенту в базе;
• использовать информацию о результатах звонков для анализа продаж и маркетинговых мероприятий;
• распределить звонки по сотрудникам по определенному правилу компании;
• получить информацию обо всех пропущенных звонках, например, при загруженности линии или звонках вне Вашего времени работы;
• отправлять СМС-сообщения автоматически после звонка, например с контактами Вашего агентства;
• увеличить число успешных переговоров;
• увеличить количество довольных клиентов;
• улучшить воздействие по телефону на потенциальных и постоянных клиентов с помощью проработки типовых сценариев переговоров и продаж.
  

Как технически осуществить интеграцию?

• Если Вы используете облачную телефонию MANGO-OFFICE, то настройки максимально просты.
• В ином случае, мы рекомендуем использовать разработку на базе решения «Asterisk». Настройка будет более сложной и требует грамотного IT-специалиста со стороны агентства.

Как это работает, мы подробно писали тут.


Настройки интеграции IP-телефонии и САМО-турагента осуществляются силами агентства. Наши специалисты проконсультируют вас и обеспечат всей необходимой для настройки документацией.